Acta de reunión, modelo y cómo hacerla con IA

Un acta de reunión es el documento que recoge qué se decidió, quién hace qué y para cuándo, para que nadie tenga que acordarse. Un buen acta ocupa media página, se lee en un minuto y evita la reunión de seguimiento. Aquí tienes un modelo para copiar, un ejemplo corto y un prompt para que una IA te prepare el borrador.

Qué debe tener un acta

1. Datos básicos. Fecha, hora, quién asiste y quién redacta.
2. Temas tratados. Una línea por tema, no la conversación entera.
3. Decisiones. Lo que se acordó, en frases cerradas.
4. Tareas. Qué hace cada persona y para cuándo.
5. Pendientes. Lo que se quedó sin resolver y quién lo retoma.

Si el acta es para una junta, una comunidad o una asociación, puede necesitar también quórum, orden del día y aprobación del acta anterior. Mira los requisitos de tu caso, porque a veces los fija una norma o los estatutos.

Modelo para copiar

ACTA DE REUNIÓN

Fecha y hora.
Asistentes.
Redacta.

TEMAS
1. [Tema]. [Una línea con lo que se dijo.]
2. [Tema]. [Una línea con lo que se dijo.]

DECISIONES
- [Decisión en una frase cerrada.]

TAREAS
- [Persona]. [Tarea]. Para el [fecha].

PENDIENTES
- [Qué queda abierto y quién lo retoma.]

Ejemplo corto

Un acta de una reunión de equipo puede quedar así. Los nombres y los datos son inventados.

Reunión de equipo de contenidos.
Asisten Ana, Luis y Marta. Redacta Luis.

TEMAS
1. Calendario del mes. Se mantienen tres publicaciones por semana.
2. Informe de resultados. Se retrasa por falta de datos de ventas.

DECISIONES
- El lanzamiento pasa al día 12.

TAREAS
- Ana. Enviar los textos al diseñador. Para el viernes.
- Marta. Pedir los datos de ventas. Para el miércoles.

PENDIENTES
- Decidir quién revisa los textos antes de publicar.

Con IA, a partir de tus notas

Si tomas notas desordenadas o tienes una transcripción, una IA puede ordenarlas. Cómo conseguir la transcripción lo cuento en Transcribir audio a texto y dejarlo limpio.

Estas son mis notas de una reunión. Prepara un acta con cuatro bloques, temas, decisiones, tareas y pendientes. Una línea por tema. En tareas, pon siempre persona, tarea y fecha. Si una tarea no tiene persona o fecha en mis notas, escribe [FALTA DATO] y no la inventes. No añadas nada que no esté en las notas.

Con transcripciones largas, pídele primero un resumen por temas y después el acta.

Lo que siempre hay que revisar

• Quién tiene cada tarea. La IA puede asignar algo a la persona equivocada si la conversación era confusa.
• Las fechas. Mira que sean las que se dijeron.
• Las decisiones. Que sean decisiones y no opiniones que se comentaron.
• El tono. Un acta gana si es seca y concreta, aunque no sea simpática.

Si usas Microsoft Teams con Copilot, tienes resúmenes automáticos que sirven de base. Las instrucciones para dejarlos bien están en Copilot en Word, Outlook y PowerPoint.

Antes de convocar la reunión

Pregúntate si hace falta. Muchas reuniones se sustituyen por un correo bien escrito y entonces el acta es el propio correo. Lo cuento en Reunión o correo, cómo decidir.

Preguntas rápidas

¿Quién redacta el acta?

Una persona designada antes de la reunión y mejor que rote. Quien redacta no puede llevar a la vez la conversación.

¿Cuánto debe tardar en enviarse?

Cuanto antes, mejor. Si pasan varios días, la gente ya no se acuerda de lo que se dijo.

¿Se puede usar una IA para hacer el acta?

Sí, para el borrador. La persona que redacta revisa y firma. Antes de pasar a una IA una grabación, comprueba que todos los asistentes lo saben y que la política de tu empresa lo permite.