Copilot en Word, Outlook y PowerPoint para escribir mejor

Copilot en Outlook, Word y PowerPoint sirve sobre todo para tres cosas. Redactar un primer borrador a partir de material que ya tienes, resumir lo que no tienes tiempo de leer y cambiar el tono de algo escrito. Lo que no sirve es darle una orden vaga y enviar lo que salga. Estos son los usos y los prompts que mejor funcionan, aplicables si tu empresa tiene la versión integrada de Microsoft 365 Copilot. Los botones y los menús cambian de una versión a otra, así que me centro en qué pedir y no en dónde pulsar.

En Outlook

Responder un hilo largo

Pídele la respuesta a partir del hilo y dile qué quieres decir.

Redacta una respuesta a este hilo. Quiero decir que [lo que quieres decir]. Tono cercano y directo, máximo cinco líneas, sin "espero que estés bien" y sin repetir lo que ya se ha dicho. Si falta un dato, escribe [FALTA DATO].

Resumir antes de contestar

Resume este hilo en tres líneas. Dime qué se me pide a mí, para cuándo y qué decisiones están pendientes.

Lo que siempre hay que revisar

El saludo, la despedida y los datos. Copilot tiende a empezar con fórmulas educadas de plantilla y a cerrar con una oferta de ayuda que nadie ha pedido. Quítalas. Para ver cuáles son, mira Frases que delatan a ChatGPT.

En Word

Primer borrador a partir de un documento

Si ya tienes notas, un informe previo u otro documento, pídele que lo use de base.

Escribe un primer borrador de [tipo de documento] usando este documento como fuente. Para [quién lo va a leer]. Una página, con títulos que digan algo y no etiquetas como "Introducción". Si te falta información, escribe [FALTA DATO] en vez de inventar.

Reescribir un párrafo

Reescribe este párrafo con frases más cortas y sin cambiar el sentido. No añadas ideas nuevas.

Lo que siempre hay que revisar

Cifras, fechas, nombres y citas. Si Copilot tira de otros documentos, comprueba que ha cogido el correcto y la versión correcta.

En PowerPoint

Aquí funciona mejor pidiendo el esquema y las notas del orador y no las diapositivas terminadas.

Con este documento como base, propón un esquema de [número] diapositivas. Una idea por diapositiva, con un título que afirme algo. Después escribe las notas del orador de cada una, en frases cortas y como si las dijera en voz alta.

Lee las notas en voz alta antes de usarlas. Si no suenan a ti, cámbialas. Y el mensaje de la presentación lo decides tú antes de abrir nada, con una frase que diga qué quieres que piense la gente al terminar.

En Teams

Para reuniones, los resúmenes y los puntos de acción ahorran mucho tiempo, siempre que revises a quién se asigna cada tarea y qué plazos salen. Cómo convertir eso en un acta bien hecha lo cuento en Acta de reunión, modelo y cómo hacerla con IA.

Si todo el equipo usa Copilot

El riesgo es que todos los correos suenen igual. Conviene que cada persona tenga unas pocas instrucciones propias y que el equipo acuerde una lista de prohibiciones compartida. Hay una plantilla en Política de uso de IA para escribir en la empresa.

Preguntas rápidas

¿Copilot lee mis correos y documentos?

La versión integrada trabaja con el material al que tú ya tienes acceso, según Microsoft. Pregunta a tu administrador cómo está configurada en tu empresa.

¿Puedo usar estos prompts con la versión gratuita?

Sí, aunque tendrás que pegar tú el material, porque la versión de chat no lee tus archivos por su cuenta. Las diferencias están en Copilot, Copilot Chat y Microsoft 365 Copilot.

¿Los correos escritos con Copilot se notan?

Muchas veces sí, por las fórmulas de apertura y cierre. Con instrucciones de voz y una lista de prohibiciones se nota mucho menos.