Política de uso de IA para escribir en la empresa, con plantilla

Una política de uso de IA para escribir en la empresa cabe en una página y responde a ocho preguntas. Qué herramientas se pueden usar, qué datos no se pegan, quién revisa, qué se declara, con qué voz se escribe y quién resuelve dudas. Sin ella, cada persona hace lo suyo y lo que no se ha decidido se decide solo, normalmente mal.

Un aviso. Esto es una plantilla de trabajo, no asesoría legal. Para lo que afecte a datos personales, contratos o propiedad intelectual, consulta con tu responsable de protección de datos o con un asesor.

Las ocho preguntas

1. ¿Qué herramientas se pueden usar? Una lista corta y aprobada, con la versión o el plan que se permite.
2. ¿Qué datos no se pegan nunca? Datos personales de clientes o empleados, información confidencial, contratos, cifras internas sin publicar.
3. ¿Para qué tareas se usa? Borradores, resúmenes de textos propios, revisiones, ideas. Y para cuáles no.
4. ¿Quién revisa lo que sale? Quien lo envía es responsable. Si el texto sale fuera de la empresa, una segunda lectura.
5. ¿Cómo se comprueban los datos? Toda cifra, cita o referencia se verifica antes de enviar.
6. ¿Qué se declara y a quién? Si a un cliente o a un medio hay que decirle que se ha usado IA y cómo.
7. ¿Con qué voz se escribe? La guía de voz de la empresa y su lista de vetos.
8. ¿A quién se pregunta ante una duda? Una persona o un canal con nombre.

Una plantilla para copiar y adaptar

POLÍTICA DE USO DE IA PARA ESCRIBIR

1. Herramientas permitidas. [lista y plan]. No se usan otras para trabajo de la empresa.
2. Datos que no se pegan. Datos personales de clientes y empleados, contratos, información confidencial y cifras internas sin publicar. En caso de duda, se quita o se cambia el dato antes de pegar.
3. Usos permitidos. Borradores, resúmenes de textos propios, revisión de claridad y propuestas de estructura. Usos no permitidos. [lista].
4. Revisión. Quien envía el texto es responsable de su contenido. Todo texto que sale de la empresa se lee entero antes de enviarlo. Los textos importantes, con segunda lectura de [persona o rol].
5. Verificación. Toda cifra, cita, nombre y referencia se comprueba en una fuente antes de enviar. Si no se encuentra, se quita.
6. Transparencia. [cuándo y cómo se informa a clientes o medios de que se ha usado IA].
7. Voz. Se escribe con la guía de voz de la empresa [enlace] y se pasa la checklist de revisión [enlace].
8. Dudas. Se consultan a [persona o canal]. La política se revisa cada [periodo].

Cómo hacerla viva

Escríbela con quien la va a usar

Una política redactada por una sola persona sin hablar con el equipo se archiva. Pregunta qué tareas hacen ya con IA y qué dudas tienen.

Acompáñala de ejemplos

Dos o tres casos concretos, como “un email a un cliente con sus datos, no” o “un resumen de mis propias notas, sí”.

Dale una checklist

Una lista de revisión corta que se pueda pasar en dos minutos. Tienes un modelo en Checklist para revisar textos escritos con IA.

Dale un sitio para los prompts

Una biblioteca común evita que cada persona invente el suyo. Mira Biblioteca de prompts para equipos.

Revísala

Las herramientas y la normativa cambian. Una revisión cada seis meses, por ejemplo, es razonable. Es criterio mío, no una norma.

Y la obligación de formar

Una política sin formación se queda en el papel. En la UE hay una obligación de tomar medidas de formación en IA para quien la usa en su trabajo. Tienes el contexto en Obligación de formar en IA a la plantilla.

Preguntas rápidas

¿Hace falta si somos cuatro personas?

Una versión muy corta, sí. Cuatro personas con cuatro costumbres distintas generan los mismos problemas, solo que más pequeños.

¿Qué pasa con la propiedad de los textos generados?

La situación legal sigue cambiando y varía según el país. Consulta a un asesor y mira las condiciones de cada herramienta. Algo parecido pasa con la originalidad, que explico en ¿Un texto de ChatGPT es plagio?.