Biblioteca de prompts para equipos, cómo montarla

Una biblioteca de prompts es un documento compartido con los encargos que el equipo repite, escritos una vez, probados y listos para usar. Sirve para que los textos suenen a la misma empresa, para que no se pierdan los buenos prompts y para que quien llega nuevo no empiece de cero. Lo importante es que cada prompt tenga su ficha y alguien que lo mantenga.

Qué lleva cada ficha

Una ficha corta, con siete campos.

1. Nombre. Claro y buscable. “Email de seguimiento a cliente”.
2. Para qué sirve. Una línea.
3. Cuándo usarlo y cuándo no.
4. Qué datos necesita. Los huecos que hay que rellenar.
5. El prompt. El texto para copiar.
6. Un ejemplo de resultado, bueno, para ver qué se espera.
7. Responsable y fecha. Quién lo mantiene y cuándo se revisó por última vez.

Un ejemplo de ficha

NOMBRE. Email de seguimiento a un cliente tras una reunión
PARA QUÉ. Resumir lo hablado y dejar claro qué sigue.
CUÁNDO. Después de una reunión con decisiones. No para reclamar un pago.
DATOS. [cliente], [fecha], [decisiones], [próximos pasos con fecha y responsable].
PROMPT.
Escribe un email de seguimiento en español de España, con la voz de la guía de voz que te he pegado. Máximo 150 palabras. Primera frase con lo más importante que se decidió. Después los próximos pasos, cada uno con responsable y fecha. Texto corrido, sin negritas ni viñetas. Sin "espero que estés bien", sin "además" y sin cierre con moraleja. Si falta un dato, escribe [FALTA DATO].
Datos. [cliente], [fecha], [decisiones], [próximos pasos].
EJEMPLO. [pegar un resultado bueno, sin datos reales]
RESPONSABLE. [nombre]. REVISADO. [fecha].

Qué prompts incluir al principio

Empieza con cinco, los que más se repiten.

• Un email a un cliente.
• Un resumen de una reunión.
• Un post de LinkedIn para la empresa.
• Una respuesta a una queja.
• Un borrador de propuesta.

Si te cuesta elegir, mira qué se escribe más a menudo en tu equipo.

Dónde guardarla

En un sitio donde el equipo ya trabaje. Un documento compartido, una wiki o una herramienta de notas. Que se encuentre en dos clics. Una carpeta escondida no se usa.

Cómo evitar que se pudra

• Una persona responsable de cada prompt.
• Revisión periódica. Los modelos cambian y un prompt que iba bien deja de funcionar. Cada tres o seis meses, por ejemplo.
• Un registro de cambios corto. Qué se cambió y por qué.
• Ejemplos reales, sin datos confidenciales. Un buen ejemplo explica más que tres reglas.
• Un buzón de sugerencias. Quien encuentre un fallo lo anota.

Cosas que conviene poner en todos los prompts

• La guía de voz, o una referencia a ella. Mira Tono de voz de marca con IA.
• La lista de vetos del equipo.
• La instrucción de marcar con [FALTA DATO] en vez de inventar.
• El formato del canal, sin viñetas ni negritas si va en un correo.

Cada herramienta a su manera

Los prompts son texto y se copian entre herramientas. Pero cada una guarda las instrucciones de forma distinta. Tienes cómo hacerlo en Instrucciones personalizadas de ChatGPT, Prompts para Claude y Prompts para Copilot. Y si el equipo duda entre herramientas, ChatGPT o Claude para escribir propone una prueba.

Reglas de uso

La biblioteca funciona mejor con una política de uso de IA, que diga qué datos se pueden pegar en cada prompt.

Preguntas rápidas

¿Cuántos prompts debería tener?

Los que se usen. Cinco bien hechos valen más que cincuenta sin mantener.

¿Hay que formar al equipo para usarla?

Una sesión corta con ejemplos reales suele bastar. Lo incluyo en el plan de cuatro semanas.