Comunicación interna con IA, método y 15 prompts para copiar

Una empresa se comunica por dentro cuando manda un aviso, da la bienvenida a alguien, explica un cambio o cuenta cómo va el trimestre. La IA redacta el primer borrador de todo eso en un minuto. Lo que no pone ella son las decisiones, el tono de tu empresa y lo que conviene callar. Si le pides solo “escribe una circular sobre el nuevo horario”, sale un texto que nadie lee porque suena a plantilla y la plantilla se salta. Con los datos delante y un prompt con criterio, sale un borrador que solo hay que ajustar.

Aquí tienes el método y 15 prompts para copiar. Si prefieres ver antes textos ya terminados, mira los ejemplos de comunicados internos.

Qué entra en la comunicación interna

Todo lo que la empresa dice a su gente y lo que la gente dice dentro de la empresa. Avisos y cambios, bienvenidas, resultados, recordatorios, reconocimientos, respuestas a dudas, resúmenes de reuniones y newsletters internas. Casi todo es texto corto con una acción detrás (“sube los tickets antes del viernes”) o con una decisión que hay que explicar. Por eso encaja con la IA y por eso se nota tanto cuando sale con tufo.

Qué conviene delegar y qué no

Para la IA sirven los primeros borradores, las variantes de longitud (la de Slack y la de correo), reescribir algo técnico para quien no es del equipo, resumir un hilo largo y preparar las preguntas frecuentes de un cambio.

Para una persona quedan tres cosas.

• Mensajes con consecuencias para alguien. Despidos, expedientes, conflictos entre personas. Los escribe una persona y los revisa quien corresponda, sea RRHH o la asesoría.
• Datos personales de empleados. Salarios con nombre, bajas, evaluaciones. No se pegan en una IA sin saber qué herramienta es y qué dice vuestra política de uso.
• Cifras que la IA no tenga delante. Si no se las das, se las inventa. Tienes los hábitos en Cómo evitar que ChatGPT se invente datos.

El briefing de cinco datos

Antes de pedir nada, apunta cinco cosas. Son las mismas que se preguntaría cualquiera al recibir el mensaje.

1. Qué cambia o qué pasa. En una frase.
2. A quién afecta. A toda la plantilla, a un equipo o a quien tenga cierto puesto.
3. Desde cuándo. Con fecha exacta.
4. Qué tiene que hacer cada persona. Si no tiene que hacer nada, se dice.
5. Dónde se pregunta y quién contesta. Un nombre y un canal.

Si te falta alguno, el cambio aún no está decidido del todo y conviene saberlo antes de escribir.

El bloque de reglas

Pega esto al principio de la conversación, o guárdalo en las instrucciones de un proyecto. Después usas cualquiera de los 15 prompts.

Vas a ayudarme con la comunicación interna de mi empresa. Escribe en español de España, con el tono de la guía de voz que te pego. Texto corrido, sin viñetas ni negritas salvo que te lo pida. Primera frase con lo más importante. Una sola petición por mensaje. Sin "estimados compañeros", sin "nos complace comunicar", sin "es importante destacar" y sin cierre con moraleja. No inventes cifras, fechas ni nombres. Si falta un dato, escribe [FALTA DATO]. Al terminar, dime qué has supuesto, si has supuesto algo.

Si todavía no tienes guía de voz, mira Tono de voz de marca con IA. Una buena idea es pegar también dos o tres comunicados vuestros que os hayan gustado.

15 prompts para copiar

Cada uno termina con una línea “Datos” que rellenas con el briefing.

Avisos y cambios

1. Cambio de política o de norma interna

Escribe un aviso para toda la plantilla sobre un cambio en [la política de gastos / el teletrabajo / las vacaciones]. Empieza por lo que cambia y desde cuándo. Explica en dos frases por qué se hace. Di qué tiene que hacer cada persona y qué pasa con lo que ya estaba en marcha. Máximo 150 palabras.
Datos. [lo que cambia], [fecha], [motivo], [qué hacer], [excepciones], [quién contesta y dónde].

2. Cambio de herramienta o de proceso

Escribe un aviso sobre el paso de [herramienta antigua] a [herramienta nueva]. Primera frase con la fecha en que se deja de usar la antigua. Después tres pasos numerados para empezar, una frase cada uno. Indica también dónde está la ayuda. Si hay formación, di cuándo y cuánto dura. Máximo 130 palabras.
Datos. [fecha], [pasos], [dónde está la ayuda], [formación].

3. Cambio de organización o nombramiento

Escribe el anuncio de que [nombre] pasa a ser [puesto] desde [fecha]. Di qué hará en el día a día y a quién deben acudir los demás para [tema] mientras dura la transición. Una frase sobre su trayectoria en la empresa, solo con datos que te doy. Sin adjetivos de halago. Máximo 120 palabras.
Datos. [trayectoria], [funciones], [a quién acudir para qué].

4. Cierre, vacaciones o cambio de horario

Escribe un aviso sobre [el horario de verano / el cierre de Navidad]. Primera frase con las fechas exactas. Después, cómo se atiende lo urgente en esos días y a quién se escribe. Máximo 90 palabras.
Datos. [fechas], [teléfono o canal de guardia], [quién cubre qué].

5. Resultados del trimestre

Escribe el resumen de resultados de [trimestre] para toda la plantilla. Empieza por la cifra principal y lo que significa para el equipo. Después dos cosas que han ido bien y una que no. Cierra con la prioridad del próximo trimestre. Usa solo las cifras que te doy. Máximo 200 palabras.
Datos. [cifras], [qué fue bien], [qué fue mal], [prioridad].

Personas

6. Bienvenida a alguien nuevo

Escribe el mensaje de bienvenida de [nombre], que empieza el [fecha] en [equipo]. Qué va a hacer, con quién trabajará y cómo puede saludarle la gente. Una frase cercana sobre algo concreto de su perfil que te cuento abajo. Máximo 90 palabras.
Datos. [puesto], [equipo], [de dónde viene], [dónde y cuándo saludarle].

7. Mensaje de primera semana para la persona nueva

Escribe un mensaje para [nombre], antes de su primer día. Dile a qué hora y dónde empieza (o en qué canal), quién le recibe y qué tiene ya preparado. Después, un plan de la primera semana día por día, una línea cada uno. Tono cercano, sin exceso de entusiasmo. Máximo 150 palabras.
Datos. [hora y lugar], [quién recibe], [accesos listos], [plan por días].

8. Reconocimiento a una persona o a un equipo

Escribe un mensaje de reconocimiento a [persona o equipo] por [lo que hicieron]. Cuenta qué pasó, qué efecto tuvo y qué hizo esa persona exactamente. Sin superlativos. Máximo 100 palabras.
Datos. [qué hicieron], [resultado con cifra si la hay], [qué pueden aprender los demás].

9. Invitación a una encuesta de clima

Escribe la invitación a la encuesta de [clima / satisfacción] para toda la plantilla. Di cuánto se tarda en rellenar, hasta cuándo está abierta, si es anónima y qué se va a hacer con los resultados y cuándo se contarán. Máximo 100 palabras.
Datos. [duración], [fecha límite], [anonimato], [fecha de la devolución].

Día a día

10. Recordatorio de un plazo

Escribe un recordatorio de [plazo] para [quién]. Primera frase con la fecha límite y qué hay que entregar. Después cómo se hace, en uno o dos pasos. Termina con a quién preguntar. Máximo 70 palabras. Sin mayúsculas para gritar y sin signos de exclamación.
Datos. [plazo], [qué entregar], [pasos], [contacto].

11. Resumen de una reunión o de un hilo

Resume esta reunión para alguien que no estuvo. Empieza por lo que se decidió. Después, qué tiene que hacer cada persona y para cuándo. Al final, lo que quedó abierto. Máximo 150 palabras. No añadas nada que no esté en el texto.
Texto. [pegar las notas o el hilo, sin datos personales]

12. Newsletter interna mensual

Escribe la newsletter interna de [mes] con estas noticias. Ordénalas por lo que más afecta a la plantilla. Cada una en tres frases como máximo, con un nombre o un enlace para saber más. Sin titulares con gancho de revista. Máximo 300 palabras.
Noticias. [lista con datos de cada una]

Para el formato de la newsletter y cada cuánto enviarla, mira Cómo escribir una newsletter con IA que se lea.

13. Preguntas frecuentes sobre un cambio

Escribe las preguntas frecuentes sobre [el cambio]. Pon las diez preguntas que haría una persona de [equipo] y contesta cada una en dos frases como máximo, solo con lo que te he dado. Marca [FALTA DATO] en las que no puedas responder, para que las decida alguien.
Datos. [todo lo decidido sobre el cambio]

Momentos delicados

14. Retraso o incidente

Escribe un mensaje sobre [la caída del sistema / el retraso del proyecto]. Primera frase con lo ocurrido y a quién afecta. Después, qué se está haciendo, cuándo habrá la próxima noticia y qué puede hacer cada persona mientras tanto. Una sola disculpa, corta. Ninguna excusa. Máximo 120 palabras.
Datos. [qué pasó], [a quién afecta], [qué se hace], [próximo aviso].

15. Mensaje de dirección a toda la plantilla

Escribe un borrador de mensaje de [cargo] a toda la plantilla sobre [tema]. Voy a reescribirlo con mi voz, así que no lo pulas. Dame la estructura, los datos y una primera frase concreta. Si hay un tema incómodo, ponlo en la segunda frase y no lo dejes para el final. Máximo 200 palabras.
Datos. [tema], [lo que hay que decir], [lo incómodo].

Para una despedida de un compañero hay una guía aparte, Mensaje de despedida del trabajo con ChatGPT.

Cómo revisarlo antes de enviar

• Lee la primera frase sin el resto. ¿Se entiende qué pasa?
• Comprueba que cada cifra, fecha y nombre es el tuyo.
• Mira si alguien podría entenderlo de dos maneras.
• Busca las fórmulas de siempre con la lista de Frases que delatan a ChatGPT.
• Si el cambio es delicado, que lo lea antes una persona del equipo afectado.

Hay una versión completa en la Checklist para revisar textos escritos con IA.

Errores típicos

• Escribir para quien decide en vez de para quien lo lee.
• Meter tres peticiones en un mismo mensaje.
• Dejar el “qué tengo que hacer yo” para el final.
• Mandarlo por tres canales a la vez. Elige uno y di cuál es.
• Pedirle a la IA el motivo del cambio. El motivo lo pones tú.

Si tu equipo es remoto

Los avisos pesan más cuando nadie puede preguntar en el pasillo. Cada mensaje tiene que entenderse solo. Tienes las reglas en Escritura asíncrona en equipos remotos.

Para que no se pierdan los buenos prompts

Cuando un prompt os funcione, guardadlo con su ficha en una biblioteca de prompts para equipos y que alguien lo mantenga.

Preguntas rápidas

¿Se nota que un comunicado interno lo ha escrito una IA?

Se nota cuando tiene fórmulas de plantilla y ningún dato concreto. Con el briefing de cinco datos y una lectura antes de enviarlo, casi no. Los patrones que delatan están en Palabras típicas de ChatGPT en español.

¿Puedo pegar datos de mi empresa en ChatGPT?

Depende de la herramienta y de vuestra política. Los planes de empresa y los individuales tratan los datos de forma distinta. Conviene leer las condiciones vigentes antes de pegar nada. Los datos personales de empleados no se pegan en ningún caso. La diferencia entre planes está en ChatGPT para empresas, precio y planes.

¿Qué herramienta va mejor para esto?

Con cualquiera de las grandes sale un buen borrador si el prompt y los datos son buenos. Si dudáis entre dos, ChatGPT o Claude para escribir propone una prueba con vuestros propios textos.

¿Hay formación para que todo el equipo lo haga igual?

Sí. Doy formación en escritura con IA y consultoría de comunicación asíncrona. Si eres de recursos humanos, mira también formación en IA para RRHH.