Comunicación interna en la empresa, 10 ejemplos para copiar

Un buen comunicado interno cabe en una pantalla, empieza por lo que cambia y dice qué tiene que hacer cada persona. Estos diez ejemplos están inventados. Cambia los nombres, las cifras y las fechas por los tuyos y revisa que suenen a tu empresa. Si prefieres que te los escriba una IA con tu tono, tienes los prompts de comunicación interna con IA.

Tres direcciones de la comunicación interna

La comunicación interna de una empresa va en tres direcciones. De la dirección a la plantilla (avisos, resultados, cambios). De la plantilla hacia arriba (encuestas, preguntas, propuestas). Y entre equipos (peticiones, resúmenes, traspasos). Los ejemplos de abajo son casi todos del primer tipo, que es el que más se escribe y el que más se estropea con las fórmulas de plantilla. Las peticiones entre equipos tienen su propia guía, Cómo pedir cosas por escrito para que te contesten.

1. Cambio de política, con tufo y bien hecho

El mismo aviso escrito de dos maneras. La primera se parece a lo que sale cuando le pides “una circular” a una IA sin darle datos.

Con tufo. Es lo que sale de una IA con un prompt de una línea.

Estimados compañeros: Nos complace comunicaros que, con el objetivo de seguir impulsando una cultura de flexibilidad y bienestar, a partir del próximo mes se implementará una nueva política de teletrabajo. En un entorno laboral cada vez más cambiante, esta medida refleja nuestro compromiso con todos vosotros. Es importante destacar que cada equipo podrá organizarse según sus necesidades. Esperamos que sea de vuestro agrado. ¡Gracias por vuestra colaboración!

No dice cuántos días ni desde cuándo ni qué hay que hacer. Se puede borrar entero sin perder nada.

Bien hecho, a mano o con una IA bien guiada.

Hola a todos,

Desde el 1 de diciembre podéis trabajar desde casa hasta tres días por semana. Hasta ahora eran dos.

Cada equipo decide qué dos días coincide en la oficina y lo apunta en el calendario compartido antes del 20 de noviembre.

Lo hacemos porque en la encuesta de septiembre la mayoría pedía más días remotos y porque los lunes la oficina está casi vacía.

Si vuestro puesto necesita más días presenciales, habladlo esta semana con vuestra responsable. Para dudas, escribid a Marta en rrhh@empresa.com.

Por qué funciona. La primera frase dice qué cambia y desde cuándo. Hay una acción con fecha, un motivo con un dato y un nombre para las dudas.

2. Cambio de herramienta

Hola a todos,

El 15 de enero dejamos de usar Trello y pasamos todo a Asana. Desde esa fecha, Trello queda en solo lectura.

Para empezar, entrad con vuestro correo de la empresa, aceptad la invitación que os llegará esta semana y abrid el tablero de vuestro equipo, que ya está migrado. El jueves 9 a las 10:00 hay una sesión de 30 minutos para resolver dudas y queda grabada en la carpeta Herramientas.

Si algo no se ha pasado bien, decídmelo en #herramientas antes del día 12.

Por qué funciona. Da la fecha de corte en la primera frase. Los pasos para empezar caben en una frase y dice dónde preguntar.

3. Nuevo nombramiento

Hola,

Desde el 1 de marzo, Carmen Ruiz es la nueva directora de Operaciones. Pasa de coordinar logística, donde ha estado cuatro años, a llevar también compras y almacén.

Para dudas sobre un pedido o un proveedor, escribidle a ella. Para temas de logística, hasta que se cubra su puesto, hablad con Pablo Ortega.

Mañana a las 12:00 hay un café con ella en la sala grande para quien quiera saludarla.

Por qué funciona. Dice qué hará y a quién acudir mientras tanto. El único dato personal es su trayectoria y sin adjetivos de halago.

4. Bienvenida a una persona nueva

Hola equipo,

El lunes 4 empieza Jaime Soto en Atención al cliente. Viene de una tienda online de electrónica, donde llevaba las devoluciones. Trabajará desde la oficina de Valencia.

Estará con Lucía toda la primera semana. Si queréis saludarle o contarle cómo trabajáis en vuestra parte, tiene un hueco en #general el lunes a las 11:00.

Por qué funciona. Una cosa concreta de su perfil le da a la gente de qué hablar. No hay un “estamos encantados” que no cuenta nada.

5. Resultados del trimestre

Hola a todos,

Cerramos el tercer trimestre con 1,8 millones de euros en ventas, un 7% más que el año pasado. Con eso llegamos al objetivo que nos pusimos en enero.

Ha ido bien el pedido medio, que subió de 62 a 71 euros. También han bajado las devoluciones, al 4%. Ha ido peor el plazo de entrega, que sigue en 4 días cuando el objetivo era 3.

El cuarto trimestre se centra en reducir ese plazo. El jueves 13 a las 16:00 os cuento el plan en una reunión de media hora. Si no podéis venir, queda grabada.

Por qué funciona. Cuenta también lo que no ha ido bien. Si solo hay buenas noticias, la plantilla deja de creerse el resto.

6. Recordatorio de un plazo

Hola,

Tenéis hasta el viernes 22 para subir al portal los tickets de gastos de octubre. Los que lleguen después se pagan con la nómina de diciembre.

Son dos pasos. Foto del ticket y categoría. Si el gasto pasa de 50 euros, añadid el motivo.

Cualquier duda, a Sonia en finanzas@empresa.com.

Por qué funciona. Es cortísimo. La consecuencia de no llegar está en la segunda frase y la acción cabe en dos pasos.

7. Reconocimiento a un equipo

Hola a todos,

El equipo de Soporte ha contestado en menos de dos horas al 94% de las incidencias de octubre. En septiembre era el 81%. Para llegar ahí, Raquel y Dani prepararon una guía con las diez respuestas que más se repetían y la dejaron en el canal del equipo.

Gracias a los dos. Si vuestro equipo tiene preguntas que se repiten, hablad con ellos y os cuentan cómo lo hicieron.

Por qué funciona. Dice qué hicieron exactamente y qué efecto tuvo, sin superlativos. Deja también una utilidad para los demás equipos.

8. Retraso de un proyecto

Hola a todos,

La nueva web no sale el 15 como estaba previsto, sale el 29. Hemos encontrado un fallo en el pago con tarjeta y no queremos publicarla sin arreglarlo.

Hasta entonces la web actual sigue funcionando y no tenéis que cambiar nada en vuestras campañas. El miércoles 20 os confirmamos si la fecha del 29 se mantiene.

Siento el cambio. Si tenéis una acción de marketing prevista para esa semana, escribidme hoy y la movemos.

Por qué funciona. La mala noticia va en la primera frase, con la nueva fecha y el motivo. Hay una sola disculpa corta y una fecha para el próximo aviso.

9. Cierre de Navidad

Hola a todos,

La oficina cierra del 24 de diciembre al 1 de enero, ambos incluidos. Volvemos el 2 de enero.

Para lo urgente en esos días, el teléfono de guardia es [número]. Lo lleva Álvaro hasta el 28 y Marta desde el 29. Todo lo demás espera al día 2.

Antes de iros, activad la respuesta automática del correo y dejad apuntadas las tareas pendientes en el tablero.

Por qué funciona. Las fechas van arriba, la excepción tiene un nombre y un teléfono y las tareas antes de irse son concretas.

10. Invitación a una encuesta de clima

Hola,

Hasta el viernes 15 tenéis abierta la encuesta de clima de este año. Son 12 preguntas y se tarda unos 6 minutos.

Es anónima. Solo me llegan resultados de grupos de cinco o más personas.

El 5 de diciembre os cuento qué sale y qué vamos a cambiar.

Por qué funciona. Responde a las tres dudas de quien la recibe. Cuánto tarda, quién ve las respuestas y qué se hará con ellas.

Qué tienen en común los que funcionan

1. La primera frase dice qué pasa. Sin saludo largo ni contexto previo.
2. Hay una fecha exacta. Nada de “próximamente” ni “en los próximos días”.
3. Dicen qué hacer, o que no hay que hacer nada.
4. Tienen un nombre y un canal para las dudas.
5. No llevan adjetivos de halago ni fórmulas de plantilla. Mira Frases que delatan a ChatGPT para reconocerlas.

Cómo usarlos con una IA

Pásale dos o tres de estos ejemplos a ChatGPT, Claude o Gemini como referencia de tono antes de pedirle un borrador. Después dale los datos del cambio y el prompt. Los 15 prompts, el bloque de reglas y el briefing de cinco datos están en Comunicación interna con IA.

Qué no vas a encontrar aquí

No hay ejemplos de despidos, conflictos entre personas ni comunicaciones con consecuencias laborales para alguien. Son mensajes que escribe una persona y revisa quien corresponda. No los pondría como plantilla.

Preguntas rápidas

¿Puedo usar estos textos tal cual?

Cámbiales los datos y léelos en voz alta. Si algún giro no lo diría alguien de tu empresa, reescríbelo.

¿Por qué canal los mando?

Los avisos que piden una acción, por el canal que la gente mire a diario, sea correo o mensajería. Lo que se consulta después, como una política, a la intranet o la wiki con un enlace desde el aviso. Y elige uno, no los tres.

¿Cuánto debe durar un comunicado interno?

Lo que quepa en una pantalla. Si necesita más, pon lo esencial arriba y el detalle en un documento enlazado.

¿Y si mi equipo es remoto?

Cada mensaje tiene que entenderse sin preguntar. Las reglas están en Escritura asíncrona en equipos remotos.

¿Hay formación para que todo el equipo escriba así?

Hay un esquema en Plan de formación en IA y escritura para un equipo. Si lo llevas desde recursos humanos, mira formación en IA para RRHH.