Reuniones que podrían ser un correo, cómo decidirlo

Una reunión puede ser un correo cuando solo sirve para informar, pedir una aprobación o repasar un estado. Debe seguir siendo reunión cuando hay un desacuerdo que resolver, una conversación difícil o algo que se piensa mejor hablando. Aquí tienes un criterio sencillo para decidir y una plantilla para escribir el correo que la sustituye.

Un criterio de cuatro preguntas

Antes de convocar, o de aceptar, respóndelas.

1. ¿Quién tiene que decidir algo aquí? Si nadie, sobra la reunión.
2. ¿Hay desacuerdo o dudas que se resuelven hablando? Si no, puede ir por escrito.
3. ¿Cada persona aporta algo que el resto no sabe? Si solo una persona habla, es una información.
4. ¿Es un tema delicado, con emociones? Si sí, mejor hablarlo.

Cuándo va por escrito y cuándo no

Mejor por escrito	Mejor reunión
Informar de un estado	Resolver un desacuerdo
Pedir una aprobación	Una conversación difícil
Una decisión sencilla con dos opciones	Generar ideas en equipo
Documentar un acuerdo	Conocerse o construir relación
Repasar tareas y fechas	Un problema que nadie entiende aún

Es una guía, no una norma. En tu equipo habrá excepciones.

La plantilla del correo que sustituye a la reunión

Un buen correo de este tipo tiene cinco partes.

1. Asunto con la petición. “Aprobar presupuesto antes del jueves”.
2. La frase de arriba. Qué necesitas que pase.
3. Contexto en tres o cuatro líneas. Lo justo para decidir.
4. La decisión o la pregunta, con opciones si las hay.
5. Fecha límite y qué pasa si no hay respuesta.

Un ejemplo inventado.

Cómo proponer cambiar una reunión por un mensaje

Sin parecer que esquivas. Tienes un par de fórmulas.

• “Para ganar tiempo os mando esto por escrito. Si alguien ve algo que no encaja, lo hablamos 15 minutos.”
• “Esto lo podemos decidir por escrito antes del jueves. Si no hay acuerdo, convoco.”

Si el correo no sale

Si no consigues escribirlo en pocas líneas, puede que todavía no sepas qué quieres decidir. Y eso es una buena razón para reunirse, o para pensarlo mejor antes. Lo cuento en Escritura asíncrona en equipos remotos.

Con ayuda de la IA

Si tienes los puntos de la reunión, puedes pedirle a la IA que los convierta en un correo siguiendo esta plantilla. La decisión y la fecha las pones tú.

Convierte estas notas en un correo de menos de 150 palabras con esta estructura. Asunto con la petición, la frase de arriba, contexto en tres líneas, la decisión con opciones y fecha límite con lo que pasa si no hay respuesta. Texto corrido, sin saludos de plantilla ni "espero que estés bien". Si falta un dato, escribe [FALTA DATO].

[pega las notas]

Tienes más ejemplos en Emails con ChatGPT.

Preguntas rápidas

¿Y si mi jefe quiere siempre reunión?

Propón probar con un caso. Un correo bien hecho y una fecha límite suelen convencer más que una discusión sobre el método.

¿Cuánto tiempo ahorra?

Depende de tu equipo. Yo no tengo cifras. Mide cuántas reuniones puedes quitar en un mes y cuántas horas son.

¿Cómo se ordena esto en un equipo?

Con unas normas comunes y ejemplos propios. Hay una base en Escritura asíncrona en equipos remotos.