Microsoft 365 Copilot para escribir en la empresa

Microsoft 365 Copilot es el asistente de IA que viene integrado en las aplicaciones de Microsoft 365, como Word, Outlook, PowerPoint, Excel y Teams. Escribe y resume dentro de las herramientas donde tu equipo ya trabaja y puede apoyarse en tus correos, documentos y reuniones, siempre dentro de los permisos de cada persona. Lo que no hace por sí solo es que los textos suenen a quien los firma y de eso va esta guía.

Qué puede escribir

Para un equipo que escribe mucho encajan sobre todo estas tareas.

• Correos en Outlook. Borradores de respuesta, resúmenes de hilos largos y cambios de tono.
• Documentos en Word. Primeros borradores a partir de otros documentos, reescrituras y resúmenes.
• Presentaciones en PowerPoint. Un esquema o unas diapositivas a partir de un documento.
• Reuniones en Teams. Resúmenes y puntos de acción de lo que se habló.

Cómo funciona en cada una lo cuento en Copilot en Word, Outlook y PowerPoint.

Qué lo diferencia de ChatGPT

La diferencia práctica es el contexto. Con Copilot puedes pedirle que redacte una respuesta a partir de un hilo de correos, de un documento tuyo o de las notas de una reunión, sin copiar y pegar. Con ChatGPT tienes que llevar tú el material. Por contra, tu IA y tus textos quedan atados a lo que tu empresa tenga contratado y los modelos y funciones cambian a menudo. La comparación completa está en Copilot o ChatGPT para empresas.

Qué necesita para funcionar

• Cuenta de trabajo. Va ligado a la cuenta de Microsoft 365 de tu empresa.
• Licencia. Normalmente es un complemento de pago sobre ciertos planes de Microsoft 365, que asigna el administrador. Los planes y los importes cambian, así que consúltalo con quien administre tu Microsoft 365 o en la web oficial.
• Versión gratuita. Hay una forma de chat con Copilot incluida en muchos planes, con menos capacidades. La explico en Copilot, Copilot Chat y Microsoft 365 Copilot.

Por qué sus textos suenan a plantilla

Copilot, como cualquier IA, tiende a escribir lo más medio posible. Correos educados, algo largos, con las mismas fórmulas de apertura y cierre. Si diez personas del equipo lo usan sin más, diez correos empiezan igual. Lo explico en Por qué ChatGPT escribe siempre igual y vale para Copilot.

La solución es la misma que con cualquier IA. Darle la voz de quien firma y vetarle los vicios.

Voy a pedirte textos para firmarlos yo. Escribe con frases de longitud desigual, sin "además", sin "espero que este correo te encuentre bien", sin cierres con moraleja y sin repetir lo que ya he dicho. Si falta un dato, escribe [FALTA DATO] y no lo inventes. Antes de entregarme el texto, revísalo contra esta lista y corrígelo.

Cuando una versión permita guardar instrucciones propias, guárdalo ahí. Si no, pégalo al empezar. Tienes más prompts en Prompts para Copilot que escriben con tu tono.

Cómo empezar en un equipo

1. Prueba con pocas personas. Cinco o seis que escriban a diario, durante unas semanas.
2. Fija un perfil de voz. Mejor el de cada persona o el de cada tipo de texto que uno de la empresa en abstracto.
3. Acuerda una regla de revisión. Lo que sale de Copilot lo revisa quien lo firma, sobre todo cifras y nombres.
4. Mide los retoques. Si la gente sigue reescribiendo la mitad de cada texto, el problema es de instrucciones y no de licencia.

Para esto último hay una plantilla en Política de uso de IA para escribir en la empresa.

Preguntas rápidas

¿Es gratis Microsoft 365 Copilot?

La versión completa suele ser de pago y se añade a un plan de Microsoft 365. Hay una versión de chat incluida en muchos planes, con menos funciones. Comprueba qué incluye tu plan antes de decidir.

¿Puede ver todos mis correos y documentos?

Trabaja con lo que cada persona ya tiene permiso para ver, según Microsoft. Aun así, revisa con tu administrador cómo está configurado en tu empresa antes de dar por buena la privacidad.

¿Sustituye a ChatGPT o a Claude?

No necesariamente. Muchas empresas usan Copilot donde ya trabajan y otra IA para tareas concretas. Lo importante es que la voz y las prohibiciones viajen contigo y no estén atadas a una herramienta.

¿Hace falta formación?

Usarlo es sencillo. Lo difícil es que el resultado suene a cada persona y que el equipo decida cuándo sí y cuándo no. Hay un esquema para organizarlo en Plan de formación en IA y escritura para un equipo.