Copilot Cowork, qué es y qué puedes delegarle

Copilot Cowork es la función de Microsoft Copilot que hace tareas por ti dentro de Microsoft 365. Le describes lo que necesitas y él envía correos, convoca reuniones, crea documentos y publica en Teams. Antes de cada acción importante te pide permiso. Es lo que se llama una IA agéntica, o sea, una IA que ejecuta pasos por su cuenta en lugar de limitarse a contestarte en un chat.

Qué le puedes pedir

Según la documentación de Microsoft, Cowork trabaja sobre tu correo, tu agenda, tus archivos y tus reuniones. Estas son las tareas que más encajan.

• Redactar, responder y enviar correos desde Outlook, o publicar mensajes en canales y chats de Teams.
• Convocar reuniones, mover eventos de tu calendario y declinar los que chocan.
• Crear documentos de Word, hojas de Excel, presentaciones de PowerPoint y PDF, o editar los que ya tienes en OneDrive y SharePoint.
• Buscar información en los recursos de tu empresa y hacer investigaciones con varias fuentes.
• Prepararte un resumen diario o un repaso de una reunión antes de entrar.
• Repetir una tarea con una programación, o lanzarla cuando llega un correo o un mensaje.

También admite habilidades propias y extensiones que instala el administrador, con las que se le puede enseñar un procedimiento de tu empresa.

Cómo funciona una tarea

Describes lo que quieres y Cowork lo divide en pasos que vas viendo en pantalla. Puedes interrumpirlo para darle más contexto, pausarlo o cancelarlo. Cuando va a hacer algo con consecuencias, como enviar un correo o convocar una reunión, se detiene y espera tu confirmación. La pantalla le pone un nivel de riesgo a las acciones medias y altas.

Hay una opción que conviene mirar con desconfianza. Al aprobar una acción puedes pedir que no te vuelva a preguntar por acciones parecidas. Para tareas internas y repetitivas tiene sentido. Para correos que salen de tu nombre hacia clientes o proveedores, yo la dejaría apagada.

Qué conviene no delegarle

Delega lo que dejarías en manos de un becario con acceso a tu correo y a tu agenda. Ese becario es rápido, ordenado y no se cansa, pero tampoco conoce la historia de cada cliente ni sabe qué frase no se le puede decir a tu jefe.

• Todo lo que compromete a la empresa con un precio, un plazo o una cláusula.
• Los correos difíciles, esos en los que importa el tono más que la información.
• Cualquier cosa que no vayas a leer antes de que salga.

Para borradores, resúmenes, agenda y documentos internos, el ahorro es real. Si lo que sale lleva tu firma, léelo.

Qué necesita tu empresa para activarlo

Para usar Cowork con una cuenta de trabajo hace falta una licencia de Microsoft 365 Copilot asignada a tu usuario. Después le toca al administrador. Según la documentación actual, tiene que activar la facturación por uso y dar acceso mediante una política de gasto en la que esté incluido Cowork. Quien queda fuera de esa política no lo ve. También puede desactivar modelos concretos o el uso del navegador.

Se usa desde la web de Copilot, la aplicación de escritorio para Windows y macOS y la aplicación móvil. Con cuentas personales hay una versión en fase de prueba, con funciones parecidas.

Cuánto cuesta

Una cifra aquí quedaría vieja en pocas semanas, así que te explico cómo se compone. Hay dos partes. La licencia de Microsoft 365 Copilot por persona y el consumo de Cowork, que se factura por uso. Eso significa que el coste final depende de cuántas tareas se lancen y de qué tipo sean. Antes de abrirlo a toda la plantilla conviene fijar con el administrador quién entra y cuánto se está dispuesto a gastar. Los importes vigentes están en la web de Microsoft.

Qué pasa con tus permisos

Cowork actúa con lo que tú ya puedes ver y hacer. Si en tu empresa hay carpetas abiertas a todo el mundo por error, Cowork las encontrará igual que las encontraría cualquier compañero con prisa. Los permisos mal puestos ya estaban. Con una IA que busca por ti se notan antes. En Preparar los datos de tu empresa para Copilot tienes por dónde empezar.

Preguntas frecuentes

¿Copilot Cowork es lo mismo que Copilot Chat?

No. Copilot Chat responde en una conversación. Cowork ejecuta tareas de varios pasos y te pide permiso para las acciones importantes. Las diferencias entre las versiones están en Copilot, Copilot Chat y Microsoft 365 Copilot.

¿Cowork es lo mismo que un agente?

No, son cosas distintas. Un agente se crea para una tarea fija, como contestar dudas de RR. HH. Cowork es un asistente general que planifica por ti. Cómo montar un agente propio está en Crear un agente en Copilot Studio.

¿Puedo probarlo sin pedir permiso a nadie?

Con una cuenta de trabajo depende de lo que haya configurado tu administrador. Si no lo ves, pídele que mire la política de gasto.