Gemini en Google Workspace para escribir en la empresa

Gemini en Google Workspace es la IA de Google dentro de Gmail, Documentos y otras aplicaciones que tu empresa ya usa. Sirve para redactar borradores, resumir hilos largos y cambiar el tono de un texto sin salir de la herramienta. Es el equivalente a lo que Copilot hace en Microsoft 365 y se aplican las mismas ideas sobre cómo conseguir que no suene a plantilla. Los nombres de los productos y lo que incluye cada plan han cambiado, así que me centro en lo que se mantiene.

Qué escribe y dónde

• En Gmail. Borradores de respuesta, resúmenes de conversaciones largas y cambios de tono.
• En Documentos. Primeros borradores, reescrituras y resúmenes.
• En otras aplicaciones. Depende del plan y de la versión.

Qué incluye tu cuenta lo mira quien administre Google Workspace en tu empresa, o la web oficial de Google. Hay también un producto distinto, pensado como plataforma de agentes de IA para empresas, que no hay que confundir con la IA integrada en las aplicaciones. Si te lo ofrecen, pregunta cuál es cuál.

Antes de activarlo

1. Mira qué plan tenéis y qué incluye. A veces ya está disponible y nadie lo ha encendido.
2. Decide qué datos puede tocar. Esto lo gestiona el administrador. Que lo apruebe quien se ocupe de la protección de datos.
3. Acordad unas normas de uso. Qué se puede pegar, qué se revisa siempre y quién responde de lo que sale. Hay una plantilla en Política de uso de IA para escribir en la empresa.

Prompts que funcionan

Responder un correo

Redacta una respuesta a este correo diciendo que no a [la petición]. Tono amable pero claro, sin disculparte más de una vez y con una alternativa concreta si la hay. Máximo cuatro líneas.

Primer borrador en un documento

Convierte estas notas en un comunicado interno para [equipo]. Empieza por lo que cambia y para quién. Que quepa en una pantalla. Si falta una fecha o un responsable, escribe [FALTA DATO] y no lo inventes.

Cambiar el tono

Reescribe este texto con un tono más cercano y frases más cortas. No cambies el sentido ni añadas ideas nuevas.

Por qué suena a plantilla y cómo evitarlo

Como cualquier IA, Gemini tiende a escribir lo más medio posible. Si todo el equipo la usa sin instrucciones, los correos empiezan igual y se cierran igual. La solución es darle la voz de quien firma y vetarle los vicios. Gemini tiene una forma de guardar instrucciones propias, que explico en Cómo humanizar textos de Gemini.

Y si usáis Microsoft o ChatGPT

Muchas empresas mezclan herramientas. Lo importante es que la voz y las prohibiciones viajen contigo, en un archivo que se pueda pegar en cualquiera. Para el otro lado tienes Microsoft 365 Copilot para escribir en la empresa y la comparación entre las opciones está en Copilot o ChatGPT para empresas.

Preguntas rápidas

¿Gemini viene incluido en Google Workspace?

Según el plan, está incluido o se activa aparte. Cambia con frecuencia, así que consúltalo con tu administrador o en la web oficial.

¿Es lo mismo que Gemini Enterprise?

No necesariamente. Hay una IA integrada en las aplicaciones y un producto de agentes para empresas con su propia contratación. Comprueba a cuál te refieres.

¿Escribe bien en español de España?

Escribe en español, pero hay que pedirle explícitamente el de España y vetarle los calcos del inglés. Lo trato en Gemini o ChatGPT para escribir en español.

¿Puedo pegar datos de clientes?

Solo si tu política y tu administrador lo permiten. Si tienes dudas, no lo hagas.