Obligación de formar en IA a la plantilla, qué dice la UE

El Reglamento europeo de inteligencia artificial incluye, en su artículo 4, la obligación de que las empresas que usan sistemas de IA tomen medidas para que su personal tenga un nivel suficiente de conocimientos sobre ella. Se suele llamar alfabetización en IA. Lo que se pide es tomar medidas y poder demostrarlo, no ofrecer un título a cada empleado.

Esto no es asesoría legal. La norma y su aplicación han cambiado y pueden volver a cambiar, así que comprueba el texto vigente o consulta a un especialista.

Qué dice, a grandes rasgos

• Afecta a quienes desarrollan sistemas de IA y a quienes los usan en su actividad profesional.
• Pide tomar medidas para que el personal y otras personas que usan la IA en su nombre tengan un nivel suficiente de conocimientos.
• Hay que tener en cuenta los conocimientos y la experiencia de cada persona y el contexto en el que se usa la IA.

Si tu equipo usa ChatGPT, Claude o Gemini para escribir, entra en este supuesto como usuario.

Lo que no se ha pedido

Según las guías de la Comisión Europea, citadas por varios despachos y consultoras, no hay un certificado oficial obligatorio. Bastaría con medidas razonables y con registros internos de la formación. Conviene leer la guía original, porque estas fuentes secundarias pueden no ser exactas.

Una norma que se va ajustando

La obligación se ha ido reformulando con reformas del propio reglamento y es posible que siga cambiando. Según los análisis que he consultado, la formación sigue siendo exigible, pero se matiza que no hay que garantizar un nivel concreto de competencia a cada persona. Es un punto donde las fuentes difieren y por eso conviene confirmar el texto en vigor.

Qué suele ser razonable documentar

Sin pretender que sea lo mínimo legal, estas cosas ayudan a demostrar que se han tomado medidas.

1. Quién usa qué herramienta de IA y para qué. Un inventario sencillo.
2. Una política de uso. Mira Política de uso de IA para escribir en la empresa.
3. La formación realizada. Fecha, contenido, quién asistió.
4. Los materiales usados. Guías, checklists, ejemplos.
5. Cómo se revisa lo que sale. Mira Checklist para revisar textos escritos con IA.
6. Cuándo se actualiza. Una revisión periódica.

Cómo encaja la escritura

Lo más habitual en una oficina es usar la IA para escribir, resumir y responder. Para ese uso, una formación útil cubre cómo pedir los textos, qué datos no se pegan, cómo comprobar lo que dice y cómo mantener una voz común. Es una parte de lo que una empresa puede documentar. No es un cumplimiento garantizado de la norma.

Si lo prefieres, hay un plan de cuatro semanas para hacerlo por tu cuenta.

Qué queda por decidir en cada empresa

• Qué nivel de formación necesita cada puesto.
• Qué herramientas se permiten.
• Quién lleva el registro.
• Qué se hace con las personas que no usan IA y con las que sí.

Eso depende de cada caso y por eso es útil consultar a alguien con experiencia en cumplimiento.

Preguntas rápidas

¿Me multan si no formo a mi equipo?

El propio Reglamento no fija una sanción específica para este artículo, según los análisis que he leído. Las sanciones dependen de la legislación nacional y de las autoridades de supervisión. Consulta la normativa vigente de tu país.

¿Vale con un curso online genérico?

Depende de lo que haga el equipo con la IA. Cuanto más se acerque la formación a los usos reales, mejor se puede justificar.

¿Esta guía sustituye a un asesor?

No. Es una explicación divulgativa, hecha con fuentes secundarias.