Cómo escribir un correo formal, cómo empezar y cómo terminar

Un correo formal tiene cuatro partes. Un asunto claro, un saludo, un cuerpo breve que diga qué quieres y una despedida. Lo que lo hace formal es que sea claro, educado y no deje dudas sobre lo que se pide. Las fórmulas largas sobran. Aquí tienes cómo empezar, cómo terminar y ejemplos para copiar.

El asunto

Es lo primero que se lee y a veces lo único. Que diga de qué va y cuál es la fecha si la hay.

• Bien. “Solicitud de presupuesto para el evento del 15 de marzo”.
• Mal. “Consulta” o “Información”.

Cómo empezar

Depende de si conoces a la persona y de cuánta distancia hay.

Situación	Saludo habitual
No conoces a nadie en concreto	Buenos días,
Conoces el nombre	Buenos días Carmen, o Hola Carmen,
Cargo o relación muy formal	Estimada Carmen,
Con un cargo sin nombre	Estimado señor director,

Hoy en España la gente escribe “Hola Carmen,” o “Buenos días Carmen,” en muchos entornos profesionales, incluso con desconocidos y no resulta descortés. Usa “Estimado” o “Estimada” cuando el entorno lo pida, como en la administración, en contextos legales o con personas mayores en cargos altos. Si dudas, mira cómo te escriben a ti.

El cuerpo

1. Di quién eres en una línea, si no te conocen.
2. Di qué quieres en la segunda. Directo.
3. Da el contexto justo para que la persona pueda actuar.
4. Di qué necesitas y para cuándo.

Cómo terminar

Una frase que cierre y una despedida. No hace falta más.

• “Quedo a la espera de tu respuesta.”
• “Gracias de antemano.”
• “Un saludo,” o “Saludos,”
• “Atentamente,” en contextos más formales.

Ejemplo, solicitar algo

Asunto. Solicitud de presupuesto para el evento del 15 de marzo

Buenos días,

Soy Ana García, de Estudio Norte. Estamos organizando un evento para unas cuarenta personas el 15 de marzo y querría pediros un presupuesto de catering.

Necesitaríamos café y comida ligera de 10 a 14 horas. Si me lo podéis enviar antes del viernes, podremos decidir esa misma semana.

Gracias de antemano.

Un saludo,
Ana García

Ejemplo, responder a una queja

Asunto. Respuesta a tu mensaje sobre el pedido 1234

Buenos días Luis,

Gracias por avisarnos. Siento que el pedido llegara con retraso. Hemos visto que se quedó parado en el almacén y ya está corregido.

Te enviamos hoy un nuevo envío sin coste. El lunes tendrás el seguimiento en tu correo. Si hay algo más que podamos hacer, dímelo.

Un saludo,
Marta

Lo que sobra

• “Espero que este correo le encuentre bien”.
• “Me pongo en contacto con usted para…”, cuando ya se entiende.
• “Sin más, y a la espera de sus noticias, reciba un cordial saludo”.
• Párrafos que repiten lo que ya se dijo.

Son fórmulas heredadas de las cartas y en un correo alargan sin aportar. Más ejemplos de lo que delata un texto genérico en Frases que delatan a ChatGPT.

Cuándo no hace falta tanta formalidad

Dentro de un equipo, con gente con la que ya has hablado, o en el trabajo asíncrono del día a día, un correo corto y directo es mejor que uno solemne. Lo explico en Cómo pedir cosas por escrito.

Si te ayudas de una IA

Puede darte un borrador. Sin instrucciones saldrá con las fórmulas largas de arriba, así que pídele que las evite. Tienes ideas en Emails con ChatGPT que no parezcan de ChatGPT.

Preguntas rápidas

¿“Estimado” o “Hola”?

Depende del entorno. En una administración o un contexto legal, “Estimado”. En la mayoría de empresas, “Hola” o “Buenos días” funcionan.

¿Cómo se termina un correo formal?

Con una frase que cierre y “Un saludo”. “Atentamente” si el entorno es muy formal.

¿Cuánto debe medir?

Lo que quepa en pantalla sin desplazarse, si se puede. Si es largo, con párrafos cortos y lo importante arriba.

¿Se puede escribir en tercera persona o con “usted”?

Sí, si el entorno lo pide. Si no, tutear con respeto suele funcionar mejor.